Nego / Poradnik
Aukcja odwrócona: jak działa i kiedy się opłaca
W zwykłej aukcji kupujący podbijają cenę. W aukcji odwróconej jest jeden kupujący i kilku dostawców, a cena idzie w dół. To jedno z najprostszych narzędzi, żeby sprawdzić, ile naprawdę kosztuje to, co kupujesz.
Czym jest aukcja odwrócona
Aukcja odwrócona (nazywana też e-aukcją zniżkową albo licytacją w dół) to sposób wyboru dostawcy, w którym firmy licytują się o Twoje zamówienie. Opisujesz, czego potrzebujesz, ustalasz cenę wyjściową i zapraszasz dostawców. Każda kolejna oferta musi być niższa od najlepszej dotychczasowej. Uczestnicy widzą, gdzie jest najlepsza cena, więc na bieżąco decydują, czy zejść niżej.
Różnica wobec zwykłego zapytania ofertowego jest prosta. W zapytaniu każdy dostawca składa jedną ofertę w ciemno i nie wie, jak wypada na tle innych. W aukcji widzi konkurencję i ma szansę odpowiedzieć. Dlatego aukcja pokazuje cenę, na jaką rynek jest gotowy zejść, a nie tylko pierwszą ofertę.
Jak przebiega aukcja krok po kroku
- Opis zakupu. Specyfikacja, ilość, termin i warunki dostawy. Im dokładniejszy opis, tym lepiej porównywalne oferty.
- Parametry aukcji. Cena wyjściowa, minimalny krok obniżki, czas trwania i dogrywka.
- Zaproszenie dostawców. Zwykle mailem. Dobrze, żeby dostawcy dostali opis z wyprzedzeniem i mogli zadać pytania.
- Licytacja. Dostawcy składają coraz niższe oferty i widzą najlepszą cenę na żywo.
- Wynik i decyzja. Dostajesz ranking ofert i historię licytacji. Wybór dostawcy nadal należy do Ciebie: jakość, terminy i relacja z dostawcą wciąż się liczą.
Kiedy aukcja odwrócona ma sens
Aukcja sprawdza się, gdy:
- potrafisz precyzyjnie opisać, co kupujesz, więc oferty są porównywalne,
- jest przynajmniej kilku dostawców zdolnych to dostarczyć,
- cena jest ważną częścią decyzji.
Typowe przykłady to opakowania, surowce, transport na stałych trasach, standardowe komponenty, materiały biurowe i usługi powtarzalne, na przykład sprzątanie czy ochrona.
Gorzej działa, gdy zakres jest jeszcze niejasny, gdy realnie jest tylko jeden dostawca albo gdy zakup dotyczy głównie projektu i know-how. Wtedy lepszym narzędziem jest rozmowa.
Prosty test: jeśli specyfikację da się wpisać do arkusza i wysłać pięciu dostawcom, ten zakup da się też przeprowadzić jako aukcję.
Cena wyjściowa i krok licytacji
Dwie liczby decydują o tym, jak przebiegnie aukcja.
Cena wyjściowa
To pułap. Ustaw ją na poziomie, który dziś byłbyś gotów zaakceptować, na przykład ostatnia cena zakupu albo najlepsza oferta, jaką już masz. Zbyt wysoka sprawi, że pierwsze oferty niewiele powiedzą. Zbyt niska może zniechęcić część dostawców do udziału.
Minimalny krok obniżki
To kwota, o jaką każda nowa oferta musi być niższa od najlepszej. Za mały krok oznacza długą serię drobnych ruchów. Za duży zatrzymuje dostawców zbyt wcześnie. Przy wielu zakupach rozsądnym punktem startu jest od pół do jednego procenta wartości.
Dogrywka, czyli dlaczego aukcja nie kończy się co do sekundy
Sztywna godzina końca zachęca do składania ofert w ostatniej sekundzie. Dostawca czeka do samego końca, składa jedną ofertę i nikt nie ma czasu odpowiedzieć. Cena zatrzymuje się przypadkiem, a nie tam, gdzie jest rynek.
Dlatego stosuje się dogrywkę: gdy pod koniec wpływa nowa oferta, aukcja wydłuża się o ustalony czas, na przykład 60 sekund. Pozostali dostawcy mogą odpowiedzieć, a licytacja kończy się dopiero wtedy, gdy nikt nie chce zejść niżej. Czekanie przestaje się opłacać, więc dostawcy konkurują otwarcie.
Jak przygotować dostawców
Aukcja jest tak dobra, jak lista uczestników. Kilka zasad, które pomagają:
- Uprzedź dostawców. Wyjaśnij, że zakup odbędzie się w formie aukcji, kiedy i na jakich zasadach.
- Daj czas na pytania. Odpowiedzi udostępniaj wszystkim uczestnikom, żeby nikt nie miał przewagi.
- Usuń bariery. Im mniej formalności po stronie dostawcy, tym więcej ofert. Zakładanie kont i szkolenia zniechęcają mniejsze firmy.
- Pisz w języku dostawcy. Przy dostawcach z zagranicy niezrozumiany warunek oznacza ostrożną, wyższą cenę.
- Graj uczciwie. Nie zapraszaj dostawców, których i tak nie wybierzesz. Raz zrażony dostawca nie przyjdzie na kolejną aukcję.
Po aukcji
Aukcja pokazuje cenę, ale nie podejmuje decyzji za Ciebie. Przed wyborem sprawdź, czy zwycięska oferta spełnia wszystkie warunki z opisu, porównaj terminy i warunki płatności i zapisz wynik. Historia licytacji przydaje się przy kolejnych negocjacjach i przy rozliczaniu oszczędności w zespole.
Najczęstsze błędy
- Ogólnikowa specyfikacja, przez którą oferty są nieporównywalne.
- Za mało dostawców. Przy dwóch uczestnikach aukcja rzadko się rozkręca.
- Cena wyjściowa wzięta z powietrza.
- Brak dogrywki i licytacja w ostatniej sekundzie.
- Aukcja tam, gdzie liczy się głównie jakość albo projekt.
Jak to wygląda w Nego
Nego to platforma do aukcji odwróconych B2B. Aukcję przygotowujesz w kreatorze: cena wyjściowa, krok, dogrywka i zaproszenia w jednym miejscu. Dostawcy wchodzą jednorazowym kodem PIN z maila, bez zakładania konta, i licytują w swoim języku. Opis aukcji, pytania i odpowiedzi tłumaczą się na 97 języków. Każda oferta pod koniec przedłuża aukcję o ustawiony czas. Po aukcji dostajesz ranking ofert, historię licytacji, podsumowanie AI i eksport do CSV, Excela lub PDF.
Pierwszą aukcję z maksymalnie 3 dostawcami przeprowadzisz za darmo w planie Starter. Zobacz, jak działa platforma.
Sprawdź na swoim zakupie
Przygotuj aukcję w kilka minut i zaproś swoich dostawców. Plan Starter jest bezpłatny.